7 Learnings from remote team events
"Hallo @Team,
nun ist das Erwartbare auch in Deutschland angekommen. Kein Grund zur Panik, aber genau der richtige Zeitpunkt, an dem jeder einzelne durch kluges Handeln den Verlauf der Pandemie günstig beeinflussen kann.[..] Ab sofort arbeiten wir alle im Home Office. [...]"
Damit stand auch fest, dass die geplanten Events in dieser Form erstmal nicht stattfinden werden. Aber einfach gar nichts mehr machen, kam für uns auch nicht in Frage. Schnell fanden wir unseren Weg zum ersten Online-Event: unser Biertasting mit der Finne Brauerei. Weitere Events, wie ein Krimidinner, Spieleabende, ein Escape Room & ein Weintasting folgten über das Jahr verteilt. Doch diese als face-to-face geplanten Events auf einmal remote stattfinden zu lassen, stellte uns vor einige Hürden. Wie wir diese Hürden umgangen sind und was wir sonst in über einem Jahr Online-Events lernen konnten, stellen wir euch in diesem Blogpost vor. Gleichzeitig erfahrt ihr Einiges über die Online Tools, die wir am liebsten genutzt haben.
Gestartet und als Ostergruß verpackt, sind die Biertasting-Pakete an alle Mitarbeiter:innen rausgegangen. Ein paar Tage später saßen knapp 40 Personen vor ihrem Bildschirm und warteten gespannt auf spannende Facts rund um Bier der Münsteraner Brauerei. Zu Beginn lief die Kommunikation über den Bildschirm noch etwas holprig. Ab und an kam auch mal unangenehme Stille auf - es war ja für uns Alle das erste Mal 😉. Doch nachdem das erste Bier geleert war, lief der Abend von alleine - bis die Letzten um 3 Uhr den Laptop zuklappten. Daraus konnten wir direkt zwei wichtige Learnings ziehen:
1. Reden ist silber, Schweigen ist gold - ganz und gar nicht in Video-Calls!
Wer fürchtet sie nicht: die peinliche Stille in Videokonferenzen, wenn keiner weiß, was er sagen soll. So ganz kann man das natürlich nicht vermeiden und auch in unseren remote Teamevents kommen solche Momente mal kurz auf. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, Gelegenheiten zu schaffen, gemeinsam in den Austausch zu kommen.
Hier bietet es sich an, Ice-Breaker-Spiele zu Beginn zu spielen. Zum Beispiel haben wir bei unserem letzten Weintasting zum Einstieg ein kurzes “Kamera an - Kamera aus” - Spiel gespielt. Die Organisatoren des Abends stellen hierbei 4-5 Fragen, die mit “Stimmt” (Kamera an) oder “Stimmt nicht” (Kamera aus) vom Team beantwortet werden können. So schafft man mit Fragen wie “Ich habe schon mal an einem Weintasting teilgenommen” einen runden Einstieg und eine Grundlage für einen lockeren Austausch. Für den Ausklang des Programmteils des Abends bietet sich ein lustiges Quiz mit kahoot an.
2. Die Zweitag-Küche bleibt auf!
Da wir nicht für jedes Team-Event ein Care-Paket nach Hause schicken können, erhalten unsere Mitarbeitenden häufig einen Getränke/Essensgutschein, um für eigene Verpflegung sorgen zu können. Die Stimmung ist immer gelöster, wenn jeder etwas Leckeres zum Schlürfen oder zum Snacken hat.
Da das erste Event ein voller Erfolg war stand schnell fest - es wird eine Fortsetzung geben! Und nach einiger Recherche waren schon die nächsten Events in der Planung. Mit cards against humanity, Montagsmaler und Stadt Land Fluss spielten wir uns in den Mai. Und im Sommer reisten wir virtuell zu unserem Krimidinner nach Italien, um den Mord an Vito Morelli aufzuklären. Auch hieraus konnten wir weitere Learnings ziehen:
3. In großer Runde ist nicht immer alles besser.
Beim Biertasting saßen wir alle vor dem Bildschirm und waren den ganzen Abend zusammen im gleichen virtuellen Raum unterwegs. Dies ist nicht immer das beste Setting. In einer guten Planung solltet ihr auch eine mögliche Aufteilung des Teams in kleinere Gruppen in Erwägung ziehen. Durch die vielen Möglichkeiten sich in Breakout Sessions zu verteilen, muss die Gruppeneinteilung nicht immer die Gleiche sein und so kommt man auch mal mit Kolleg:innen ins Gespräch, die man normalerweise nicht im Home-Office Alltag sieht.
4. Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen.
Mit dem Näherrücken des Termins, wird die Vorfreude immer größer. Umso
wichtiger ist die rechtzeitige Planung des Events. Wer hätte gedacht, dass ein Online-Event genauso viel Planung benötigt, wie ein face-to-face Event, wenn nicht manchmal sogar mehr? Testet vorab eure Spiele und Programmpunkte und stellt einen Fahrplan für das Event auf.
Ein halbes Jahr nach Julians Nachricht zeichnete sich ab, dass auch unsere Hoffnung auf eine “normale” Weihnachtsfeier leider vergebens war. Challenge accepted - eine remote Olympiade und ein Escape Room waren entschiedene Sache. Die passenden Winter-Cocktail-Rezepte und Inspirationen für leckere Gerichte gab es in einem von uns gestalteten Booklet und schon ging die virtuelle Weihnachtsfeier los. Welche die nächsten zwei Learnings mit brachte:
5. Planung ist gut, Spontanität ist besser!
Einen Plan zu haben ist wichtig. Möglichkeiten von diesem abweichen zu können, ist umso wichtiger. Seid auch spontan mit dem Ende des offiziellen Programms. Schaut wie die Stimmung im Team ist und wozu ihr alle noch Lust habt.
Seid flexibel und bietet auch unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten an. Mittlerweile nutzen wir immer öfter WorkAdventure, so kann sich jeder dort hinbegeben, wozu er gerade Lust hat. In der “Küche” wird etwas gespielt. Auf dem “Balkon” wird sich unterhalten. Und schon fühlt sich das Remote-Event gar nicht mehr so remote an.
6. Mit dem Team für das Team.
Bezieht das Team von Anfang an mit ein - außer ihr plant eine Überraschung. Fragt nach ihren Wünschen und Vorstellungen für die nächsten Events. Hier eignet sich zum Beispiel eine Umfrage. Dadurch konnten wir herausfinden, dass sich viele vorab einen groben Ablauf des Abends wünschen. Seid immer offen für Wünsche, Tipps und Anregungen und gestaltet dadurch ein Event, was zu euch passt.
Den letzten Tipp haben wir auch bei unserem Weintasting beachtet und ein Paket mit Weinen zusammengestellt, welches Rot- & Weißweintrinker:innen auf ihre Kosten brachte. Ein Weinquiz und weitere Spiele für den Abend standen auf dem Programm. Die Gruppeneinteilung stand und eigentlich konnte es losgehen.
Doch ein Blick in unsere Foto-Ordner des letzten Jahres zeigte ein Problem auf: Wie halten wir den Remote-Abend außer mit Screenshots fest?
Und damit kommen wir zu unserem letzten Learning:
7. Collect Memories not Screenshots ✨
Ein schöner Abend geht immer schnell vorbei. Um die Impressionen zu sammeln, nutzt nicht nur die Screenshot-Tastenkombination, sondern greift auch auf neue digitale Whiteboards, wie Miro zurück. Nicht nur an dem Abend haben wir uns “kreativ” ausgetobt, sondern auch zwei Wochen nach dem Event zaubert es uns noch ein Lächeln ins Gesicht.
Unsere Köpfe sprudeln schon wieder über vor neuen Ideen für die nächsten Events. Wenn du wissen willst, wie sich unsere und vielleicht auch bald deine Events 😜 anfühlen, bewirb dich bei uns.
