Open Space: Our experiences

Neulich haben wir bei Zweitag zum ersten Mal eine firmeninterne Open Space Konferenz veranstaltet. Was genau das ist, dazu komme ich weiter unten. Zunächst einmal: es war klasse! In den Zweitag-Büroräumen war richtig Leben und ich traf viele Kolleg:innen, die ich wegen Homeoffice und räumlicher Verteilung nur selten sehe. Das war gut für die Kontaktpflege, das Wir-Gefühl und den (Wissens-)Austausch untereinander. Die Teilnehmer:innen hatten viele interessante Themen mitgebracht: von technischen Sessions wie „What the Frontend“ und „OWASP“ über kreative Sessions wie „Workshopping 101“ bis zu Softskill-Themen wie  „Meeting Etikette“, “Lernen” und “Gutes Feedback” war die Bandbreite groß.

Open Space Format

Eine Open Space Konferenz ist eine “Unkonferenz”: Das Programm steht nicht vorher fest, sondern entsteht erst auf der Veranstaltung. Das Veranstaltungsformat lebt von den Beiträgen der Teilnehmer:innen und vom Austausch. Jede:r kann Ideen mitbringen, die Beiträge bzw. Sessions können komplett unterschiedliche Formate haben und können vorbereitet sein oder völlig spontan gehalten werden. Vom klassischen Vortrag mit Beamer und Slides über freie Diskussion und Meinungsaustausch über kollaborative Gruppenarbeit bis hin zu Pair Programming ist alles möglich. Dabei ist es egal, ob man totaler Profi im Thema ist oder noch absolut keine Ahnung hat. Die Themen können auch vor Ort spontan entstehen.

Für unseren allerersten Open Space gönnten wir uns einen halben Tag und entschieden uns für diesen Ablauf:

• Gemeinsames Mittagessen und Warm-Up: lockeres Zusammenkommen und Einstimmen bei Pizza
• Spielregeln & Marktplatz der Ideen: Zusammenstellen der Session-Agenda
• Sessions: 3 Zeitslots à 45 Minuten, in 4 Räumen parallel, mit einer längeren Kaffeepause nach der zweiten Session
• Retrospektive: Feedback zur Konferenz einholen
• Ausklang: geselliges Beisammensein bei Fingerfood und Getränken

Es gab mehr Session-Ideen als wir Slots hatten. Das war einerseits toll, denn es zeigt den Antrieb unserer Mitarbeiter:innen, sich über die unterschiedlichsten Themen auszutauschen. Andererseits bedeutete es, dass wir eine Auswahlentscheidung treffen mussten. Dazu stellte jede:r die Session-Idee im Plenum vor und klebte ein Post-it ans Fenster, die gefragtesten Sessions ermittelten wir mit einem Dot-Voting (Abstimmung mit Klebepunkten).

Spielregeln

Ein Open Space funktioniert nach gewissen Prinzipien und einem “Gesetz”.

1. Prinzip: »Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute«. Es ist egal, ob wenige oder viele Teilnehmer kommen, egal ob Praktikant:in oder Geschäftsführer:in dabei sind. Jeder ist wichtig und hier richtig, und jeder ist motiviert.

2. Prinzip: »Was auch immer geschieht – es ist das Einzige, was geschehen konnte«. Mach dich von Erwartungen frei und stehe neuen Erkenntnissen, Ideen und Ereignissen offen gegenüber. Ungeplantes und Unerwartetes ist oft kreativ und nützlich.

3. Prinzip: »Es beginnt, wenn die Zeit reif ist«. Mit anderen Worten: Kreativität lässt sich nicht auf Knopfdruck abrufen. Der richtige Moment ist dann gekommen, wenn die Inspiration da ist – und das ist wichtiger als Pünktlichkeit. Allerdings gilt auch:

4. Prinzip: »Vorbei ist vorbei (und nicht-vorbei ist nicht-vorbei)«. Wenn alles gesagt und die Energie zu Ende ist, ist die Zeit um und die Open Space Session ist zu Ende. Wenn nicht, geht sie – losgelöst vom Zeitplan – weiter.

Das »Gesetz der zwei Füße« ist das einzige Gesetz im Open Space. Es bedeutet, dass Teilnehmer nur so lange in einer Gruppe bleiben, solange sie etwas lernen und/oder beitragen können. Es ist vollkommen OK und sogar erwünscht, zwischendurch zu anderen Sessions zu wechseln oder eine Pause zu machen.

Darauf kommt es an

Das Wichtigste ist eine gute Vorbereitung. Während der Open Space Konferenz konnten wir Organisator:innen entspannt an den Sessions teilnehmen, denn die Veranstaltung lief fast von allein!

Das ist wichtig:

• Räume:
• Ein großer, zentraler Raum für den Marktplatz, wo alle Leute reinpassen. Diesen ließen wir unbestuhlt, für uns passte es gut, die Eröffnung, den Marktplatz der Ideen sowie den Abschluss als Stehveranstaltung zu machen.
• Viele Gruppenräume für die Sessions.
• Ein Pausenbereich oder eine Sitzecke, wenn man nach viel Input mal abschalten möchte.
• Ausstattung:
• Wenn möglich, in jedem Raum ein Beamer oder ein großer Monitor.
• In jedem Raum Workshopmaterialien wie Flipchart oder Whiteboard, Stifte, Post-its.
• Verpflegung: Es ist gut, wenn Essen und Getränke bereitstehen, sodass die Teilnehmer:innen sich entspannt der Veranstaltung widmen können.
• Zeit: Es sollte geklärt sein, dass die Veranstaltung Arbeitszeit ist, sodass niemand von sonstigen Verpflichtungen abgelenkt ist.
• Anmoderation: Diese bringt die Leute in die richtige Stimmung und macht sie mit den Spielregeln vertraut.

Das Feedback der Teilnehmer:innen unseres ersten Open Space war überwältigend positiv. Doch natürlich gibt es noch Ecken und Kanten, an denen wir feilen wollen. Viele bemängelten die Sessionlänge von 45 Minuten als zu kurz und wünschten sich zudem eine kurze Pause zwischen den Sessions. Da viele sich eine Wiederholung der Veranstaltung wünschten, werden wir hoffentlich die Chance bekommen, das Format weiter zu verbessern.