What do you do if a project is not running smoothly?

Frau Prof. Dr. Anja Lüthy begleitet seit über 20 Jahren Führungskräfte und Teams aller Ebenen aus verschiedenen Branchen dabei, sich kontinuierlich zu verbessern. Als Professorin lehrt sie Betriebswirtschaftslehre mit dem Schwerpunktfach "Dienstleistungsmanagement und -marketing" an der TH Brandenburg.

"Wenn Sie das Gespräch zu lange aufschieben, kann sich das Problem verschlimmern. Wenn Sie die Spielregeln kennen, wird es ganz leicht funktionieren."

Sie kennen es sicherlich aus eigener Erfahrung: Ein Projekt läuft nicht richtig rund. Sie haben das Gefühl, es liegt an einem bestimmten Mitarbeitenden, mit dessen Leistung Sie nicht zufrieden sind. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um aktiv zu werden. Geben Sie konstruktiv Feedback, um das Projekt wieder zum Laufen zu bringen. Wenn Sie das Gespräch zu lange aufschieben, kann sich das Problem verschlimmern. Wenn Sie die Spielregeln kennen, wird es ganz leicht funktionieren.

Schritt 1: Den Rahmen für ein Gespräch schaffen

Schaffen Sie zunächst die richtigen Rahmenbedingungen für das Feedbackgespräch. Suchen Sie sich einen ruhigen Ort für das Gespräch, was maximal 20 Minuten dauert. Es sollte niemals zwischen Tür und Angel oder vor Kollegen geführt werden.

Bitten Sie den Mitarbeitenden zum Gespräch, indem Sie beispielsweise fragen: “Hast du bitte 20 Minuten Zeit für mich? Ich würde gerne mit dir über das Projekt XY sprechen.”

Schritt 2: Probleme direkt ansprechen

Erläutern Sie zu Beginn des Gespräches kurz den Anlass des Gespräches. Nennen Sie die Punkte, die Ihnen aufgefallen sind.

• Nennen Sie möglichst genau Fakten, die Ihnen als Ursache bekannt sind!
• Machen Sie die Konsequenzen des Problems im Gesamtzusammenhang deutlich!

Schritt 3: Zuhören und Fragen stellen

Nachdem Sie Ihren Standpunkt vorgetragen haben, geben Sie dem Gegenüber die Möglichkeit, die persönliche Sichtweise zu schildern. Hören Sie dabei einfach nur zu und stellen bei Bedarf Nachfragen. Denken Sie bitte immer daran: Nur wer fragt, führt richtig gut.

"Hören Sie  einfach  zu und stellen Sie bei Bedarf Nachfragen. Denken Sie bitte immer daran: Nur wer fragt, führt richtig gut."

Schritt 4: Gemeinsam Lösungsvorschläge entwickeln

Es sollte ein Dialog darüber entstehen, warum das Projekt derzeit so „unrund“ läuft und welche Maßnahmen helfen würden, damit es wieder gut laufen kann. Nun können Sie gemeinsam Lösungsvorschläge entwickeln und sich auf einen Vorschlag einigen. Entwickeln Sie dazu gemeinsam konkrete Maßnahmen, die nun umgesetzt werden sollen.

Schritt 5: Follow-Up Termin vereinbaren

Am Ende des Gesprächs vereinbaren Sie einen Follow-Up-Termin. In diesem Termin, der z.B. 14 Tage später stattfindet, besprechen Sie, ob die Maßnahmen, die Sie vereinbart hatten, tatsächlich greifen. Nur wenn das Projekt immer noch nicht rund läuft, müssen gemeinsam weitere Maßnahmen entwickelt werden, die wiederum in zwei Wochen überprüft werden. Und bitte vergessen Sie nicht: Es braucht immer ein wenig Zeit, bis sich Dinge zum Guten wenden.

"Wenn Sie klar aussprechen, was Sie stört, schaffen Sie beim Gegenüber Klarheit und geben Orientierung."

Vertrauen Sie auf Ihr Bauchgefühl, wann der richtige Zeitpunkt für ein Feedback-Gespräch ist. Sprechen Sie die Probleme einfach an. Es ist in jedem Falle besser, als einen Konflikt unangesprochen schwelen zu lassen. Wenn Sie klar aussprechen, was Sie stört, schaffen Sie beim Gegenüber Klarheit und geben Orientierung.