Design Sprints: Ein Step-by-Step-Guide
Digital- und Innovationsteams sollen innerhalb kurzer Zeit hochwertige Ergebnisse abliefern und dabei im Budgetrahmen bleiben. In der Realität ziehen sich aber viele Projekte. Wir sind überzeugt: Das muss nicht so sein. Deshalb sind Design Sprints ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Projektleiter.
Vielleicht trifft eine dieser Beobachtungen auch auf euer Team zu:
- Interdisziplinäre Teams stehen vor der Herausforderung, gemeinsame Geschäftsziele zu entwickeln und ihre Arbeit daran auszurichten.
- Teams arbeiten auf unklare Ziele hin. Der Projektumfang ändert sich wiederholt und die Anpassungen schaffen ein diffuses Gefühl der Ziellosigkeit.
- Teams fehlt es an Datengrundlagen für Entscheidungen. Stattdessen führen sie endlose Diskussionen.
- Teams sollen “innovativ” sein, wissen aber nicht, wo sie anfangen und in welche Richtung sie laufen sollen.
- Die Produktentwicklungszyklen sind lang. Das führt dazu, dass Teams die Motivation verlieren und ihnen “die Puste” ausgeht.
Design Sprints sind ein effektiver Ansatz, mit dem Teams schneller, kooperativer und effizienter Probleme lösen. Der Prozess ermöglicht das schnelle Entwickeln und Überprüfen von Ideen in wenigen Tagen. Er hilft Teams dabei, günstiger bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit zu erzielen. Wichtig dabei ist: Ihr müsst euch im Team vier Tage dafür Zeit nehmen. Das bedeutet, Termine abzusagen, das Telefon auf stumm zu schalten und den Laptop zu zu klappen. Nur so könnt ihr effektiv zusammenarbeiten.
Der Design-Sprint-Prozess wurde bei Google Ventures im Silicon Valley entwickelt und findet weltweit in Unternehmen Anwendung. Der Design Sprint bringt cross-funktionale Teams und Stakeholder zusammen.
In diesem Step-by-Step-Guide beantworten wir die folgenden Fragen:
- Was ist ein Design Sprint?
- Warum sollte ich einen Design Sprint durchführen?
- Wie läuft ein Design Sprint ab?
- Wann sollte ich einen Design Sprint durchführen?
- Wer nimmt an einem Design Sprint teil?
- Welche Tools nutze ich in einem Design Sprint?
- Was passiert nach einem Design Sprint?
- Was sind Erfolgsfaktoren für Design Sprints?
Dieser Leitfaden hilft euch, ein tieferes Verständnis für Design Sprints zu bekommen. Also, lasst uns eintauchen!
#1 Was ist ein Design Sprint?
Der Design Sprint unterstützt Organisationen, die schnell und effizient an Digital- und Innovationsprojekten arbeiten möchten. Ein Design Sprint ist ein strukturierter 4-tägiger Prozess zur Lösung komplexer Probleme. Er wird zur Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen und zur Förderung von Innovationen genutzt. Design Sprints kombinieren andere Innovationsansätze wie Design Thinking, Prototyping und Nutzertests. Ziel ist es, Ideen in kurzer Zeit zu validieren und nutzerorientierte Lösungen zu schaffen.
Der Design Sprint komprimiert monatelange Arbeit auf 4 Tage.
Der Design Sprint-Prozess ist ein kooperativer Prozess. Er bezieht funktionsübergreifende Teams und Interessengruppen ein und ist darauf ausgelegt den Entwicklungsprozess zu straffen.
Wichtige Rahmenbedingungen für einen Design Sprint sind:
- Dauer: 4 Tage Zeit, z.B. von Montag - Donnerstag jeweils von ca. 09 bis 17 Uhr
- Keine Ablenkungen: In der Zeit könnt ihr keine weiteren Verpflichtungen annehmen, z.B. Calls oder Arbeitsphasen
- Team: mindestens 4 Personen, wobei eine Person dabei sein sollte, die Entscheidungen treffen kann.
- Moderator: Eine Person, die euch durch den Prozess führt und Entscheidungen einfordert. Moderator:innen können nicht selbst am Sprint teilnehmen.
- Kunden: Um am vierten Tag einen Test durchzuführen, braucht ihr Zugriff auf echte Kunden. Gerade bei B2B-Ideen ist es wichtig, hier eine gute Auswahl zu treffen.
- Raum/ Material: Damit ihr vier Tage im selben Raum arbeiten könnt, sollte dieser bestimmte Kriterien erfüllen, z.B. Tageslicht und Möglichkeit zum Lüften. Er sollte mit Whiteboards, Stiften und Post-Its ausgestattet sein.
#2 Warum sollte ich einen Design Sprint durchführen?
Unternehmen, die sich zukunftsfähig aufstellen wollen, brauchen nicht nur ein gutes Produkt. Unternehmen können sich nicht mehr dauerhaft/langfristig auf Produkte verlassen, die heute noch eine gute Platzierung am Markt haben. Ständige Marktentwicklungen verlangen in immer kürzeren Zyklen Weiterentwicklungen des Portfolios, um attraktiv zu bleiben. Dafür braucht es schlagkräftige und innovative Teams.
Schlagworte, die innovative Teams beschreiben, sind Kollaboration und Co-Kreation. Im Design Sprint arbeiten wir kollaborativ und co-kreativ zusammen. Die Teammitglieder spüren nach kurzer Zeit, wie effizient sie zusammenarbeiten. Nach nur 4 Tagen ist die Idee getestet und bereit für die nächste Iteration. Im Arbeitsalltag dauert dieser Prozess oft Monate.
Design Sprints sind der schnellste Weg, damit Teams zusammenwachsen und herausfinden, ob sich eine Produkt- oder Feature-Idee lohnt. Rätselraten und endlose Meetings, die sich über Wochen ziehen, werden durch spürbaren und sichtbaren Fortschritt ersetzt.
Diese Vorteile bieten Design Sprints:
- Verstärkte Zusammenarbeit und Engagement: Design Sprints bringen funktionsübergreifende Teams zusammen. Sie ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen.
- Kürzere Markteinführungszeit: Design Sprints ermöglichen es Teams, schnell Ideen zu greifbar zu machen und mit Hilfe von Prototypen zu testen. Das verkürzt die Zeit bis zur Markteinführung eines Produkts oder einer Dienstleistung.
- Bessere Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Nutzer: Nach kurzer Zeit testen wir die Idee mit echten Kunden. Der Designprozess stellt von Anfang sicher, dass das Endprodukt den Bedürfnissen und Erwartungen der Nutzer entspricht. Um zu überprüfen, ob wir mit unseren Annahmen richtig lagen, führen wir am vierten Tag einen Nutzertest durch. Das ist Garant für euren Erfolg.
- Geringes Risiko: Design Sprints ermöglichen es Teams, ihre Ideen zu testen und frühzeitig Änderungen vorzunehmen. Das Risiko späterer kostspieliger Fehler wird somit verringert.
Verbesserte Innovation: Teams, die Design Sprints durchführen, werden zu kreativem Denken und zum Hinterfragen von Annahmen angeregt. Design Sprints führen so einerseits zu innovativen Lösungen und besseren Ergebnissen. Andererseits wirkt das Mindset aus dem Design Sprint über den eigentlichen Sprint hinaus.
#3 Wie läuft ein Design Sprint ab?
Es gibt zwei verschiedene Arten von Design Sprints: Den “klassischen” 5-tägigen Design Sprint. Der Prozess von der Definition von Herausforderungen bis zum abgeschlossenen Testing dauert insgesamt 5 Tage. Alle Teilnehmer des Design Sprints 1.0 nehmen an allen Tagen des Sprints teil und müssen sich fünf Tage freiräumen.
Wir moderieren vor allem eine 4-tägige Variante des Design Sprints durch. Euer Team nimmt sich mindestens für die ersten zwei Tage für die Teilnahme Zeit. Ein kleineres Team erstellt und testet dann den Prototypen. Die Inhalte werden im Vergleich zum 5-tägigen Design Sprint gestrafft, ohne dass Qualität verloren geht.
Der Design Sprint ist ein 4-tägiger Prozess:
- An Tag 1 klären wir in einer Gruppenarbeitsphase die Herausforderung, mit der wir uns im Laufe der Woche beschäftigen möchten. Am Nachmittag entwickeln wir in der Gruppe bereits erste Lösungen, um die Herausforderung zu lösen.
- An Tag 2 wählen wir unter allen Lösungsmöglichkeiten eine aus und entscheiden in der Gruppe. Ab dann arbeiten wir daran, unsere Ideen zu visualisieren und testbar zu machen. Dafür nutzen wir z.B. die Methode Storyboard.
- An Tag 3 entwickelt ein Teil des Teams in kurzer Zeit mit Hilfe unseres Design-Teams einen High-Fidelity-Prototypen. Dieser visualisiert die Idee und fühlt sich wie ein echtes Produkt an. Ein anderer Teil des Teams plant die Durchführung der Nutzertests.
An Tag 4 testen wir im kleinen Team den Prototypen. Wir beobachten, wie Nutzer:innen mit dem Produkt interagieren und notieren unsere Beobachten. Daraus leiten wir Erkenntnisse für die Weiterentwicklung und die nächsten Schritte ab.
#4 Wann sollte ich einen Design Sprint durchführen?
Es gibt verschiedene Anlässe entlang eines Projekt-Lebenszyklus, an denen die Durchführung eines Design Sprints sinnvoll ist. Diese hängen vor allem von spezifischen Anforderungen und Projektzielen ab. Im Folgenden findet ihr ein paar Beispiele, wann ein Design Sprint gut verwendet werden kann:
- Gemeinsame Vision: Neues Team, neue Herausforderung. Ihr möchtet ein Team mit einem Digital- oder Innovationsprojekt auf die Reise schicken und es fehlt eine gemeinsame Vision. Wir nutzen Design Sprints, um Visionen zu entwickeln und zu testen.
- Start eines neuen Projekts: Design Sprints helfen in der Frühphase eines Projekts. Projektteams lernen sich kennen, bauen gegenseitiges Vertrauen auf und entwickeln gemeinsame Ziele.
- Neue Geschäftsmodelle entwickeln: Die Entwicklung oder Anpassung von Geschäftsmodellen im laufenden Geschäft ist mit hohem Risiko verbunden. Zusätzlich ist ein hoher Zeiteinsatz damit verbunden. Design Sprints reduzieren das Risiko und den Zeiteinsatz auf wenige Tage.
- Verfeinerung eines bestehenden Produkts: Ihr habt bereits ein Produkt im Markt und möchtet es weiterentwickeln? Wir identifizieren die Bereiche, in denen eine Verbesserung des Produkts sinnvoll ist und entwickeln Lösungen.
Der Design Sprint ist kein Wundermittel. Der Prozess ist allerdings so flexibel, dass sich viele Anwendungsfälle auf ihn zuschneiden lassen. Der große Vorteil besteht darin, dass ihr als Team vier Tage am Stück und mit wenig Ablenkungen zusammenarbeitet. Wenn ihr das nicht gewährleisten könnt, ist der Design Sprint nicht das richtige für euch.
Und sind wir ehrlich: Ein Design Sprint alleine wird nicht all eure Herausforderungen lösen. Er ersetzt keinen Transformations- oder Strategieprozess. Für Themen, bei denen ihr am Anfang steht, bei denen ihr in kurzer Zeit ein greifbares Ergebnis erzielen möchtet oder für die ihr euch einen frischen Impuls sucht, ist der Design Sprint aber ideal. Zudem kann er als ein Baustein in z.B. Transformations- und Strategieprozesse integriert werden.
#5 Wer nimmt an einem Design Sprint teil?
An einem Design Sprint nehmen, je nach Projekt und Herausforderung, verschiedene Rollen teil. Typische Rollen sind:
- Entscheidungsträger:in: Ihre Teilnahme ist ein absolutes Muss. Entscheider:innen haben im Design Sprint das letzte Wort. In einem Design Sprint werden oft viele Ideen und viele potenzielle Lösungen entwickelt. Die Entscheider:innen stellen durch ihr letztes Wort ein zielorientiertes Arbeiten sicher. Teams sparen sich durch diese Rolle langwierige Diskussionen und arbeiten effizienter. Entscheider:innen sind typischerweise CEOs, Gründer:innen oder Produktmanager:innen.
- Kundenkenner:in: Wer kennt die Kund:innen am besten? Wer ist ihnen nahe? Typischerweise haben Mitarbeitende aus den Bereichen Marketing oder Sales in den Rollen Marketing Manager, Sales Manager, Call Center Mitarbeitende, PR oder Community Management die Zielgruppe besonders gut. Ihre Erfahrungen sind für einen Design Sprint elementar, um von Beginn an die Bedürfnisse der Nutzer:innen zu berücksichtigen.
- Expert:innen: CTOs oder IT-Architekt:innen besitzen ein tiefes Technologieverständnis. Gerade bei Design Sprints, bei denen die technische Machbarkeit berücksichtigt werden soll, ist die Teilnahme von Expert:innen sinnvoll.
- Designer:in: Am dritten Tag des Design Sprints wird der Prototyp entwickelt, mit dem die Idee gegenüber Kund:innen getestet wird. Die Umsetzung des Design Sprints liegt in der Verantwortung des Designs.
- Moderator:in: Sie leiten das Team optimal durch den Prozess. Moderator:innen stellen Fragen, führen Entscheidungen herbei und sorgen dafür, dass der Design Sprint reibungslos abläuft. Moderator:innen sollten auf keinen Fall selbst inhaltlich bzw. gestaltend im Design Sprint arbeiten.
#6 Welche Tools nutze ich in einem Design Sprint?
Die größte Power entfalten Design Sprints, wenn sie vor Ort durchgeführt werden und sich das ganze Team physisch in einem Raum befindet. Die Zusammenarbeit findet mit analogen Werkzeugen statt. Ideen werden auf Post-Its geschrieben und auf Whiteboards geklebt. Timer helfen dabei, den Tag in kleinere Abschnitte zu unterteilen und sich nicht zu verzetteln. Generell helfen folgende Tools für einen Design Sprint:
- Post-Its in verschiedenen Farben und Größen
- 2 Whiteboards und Magic Paper (alternativ Brown Paper)
- 1 Timer
- Filzstifte (besser lesbar als Kugelschreiber), am besten Pentels oder Sharpies
- Sticker Dots für die Abstimmung
- Ein Vorrat an DIN A4-Papier (Blanco)
- Obst und gesunde Snacks
- Genügend Getränke (z.B. Wasser)
- Kaffee und Tee (möglichst hochwertig)
- Leichtes Essen zum Mittag (am besten ins Büro geliefert)
#7 Was passiert nach einem Design Sprint?
Ihr verlasst den Design Sprint mit einer greifbaren Darstellung eures Produkts. Ihr habt es bereits mit ersten Kunden verprobt und Anknüpfungspunkte für die Weiterentwicklung der Idee gesammelt. Nach dem Design Sprint ist man jedoch schnell wieder im Alltag gefangen. Damit all die Erkenntnisse und Motivation nicht wie ein Kartenhaus nach dem Design Sprint zusammenfallen, legen wir großen Wert darauf, am vierten Tag die nächsten Schritte konkret mit euch zu planen.
Ihr geht mit einer verbindlichen To Do-Liste aus dem Design Sprint. Dort halten wir in der Abstimmung im Team fest, wer welche Aufgaben bis zu welchem Zeitpunkt weiterführen und beenden wird. So nutzt ihr das entstandene Momentum, um eure Ziele zu erreichen.
Zudem besteht die Möglichkeit, einen Iterations-Sprint durchzuführen. Hier entwickeln wir die Idee weiter, beziehen die Erkenntnisse aus dem Testing mit ein und treiben eure Idee bis zur Fertigstellung weiter.
#8 Was sind Erfolgsfaktoren für Design Sprints?
Es gibt diverse Faktoren, die dazu beitragen, dass ein Design Sprint ein Erfolg wird. Der Prozess des Design Sprints legt bereits eine gute Basis für euren Erfolg. Anders als im Design-Thinking-Prozess ist das Vorgehen straffer, fühlt sich strukturierter an und der Zeitraum von der Idee bis zur getesteten Lösung ist in vielen Fällen kürzer.
In der Zusammenarbeit vertrauen wir auf vier Design-Sprint-Prinzipien, die zum Erfolg beitragen:
- Wir arbeiten “gemeinsam alleine”: Alle Teilnehmenden arbeiten auf dasselbe konkrete Ziel hin. Wir nutzen die individuellen Gedanken und Ideen aller Beteiligten, um als Team ein gutes Ergebnis zu erzielen. Dazu setzen wir auf Einzelarbeitsphasen, deren Ergebnisse dann den Weg in die Gruppe finden. Wir ersetzen endlose Diskussionen durch Entscheidungen und Fortschritte. Daher ist dieses Prinzip das wichtigste Prinzip.
- Anfangen ist wichtiger, als es von Beginn an perfekt zu machen: Wir möchten immer gerne sofort den “besten Wurf” starten und tüfteln lange an der perfekten Lösung. Wir haben die Erfahrung gemacht: Es ist besser anzufangen und die vermeintlich beste Lösung durch Iteration sukzessive besser zu machen. Im Design Sprint kommen wir schnell zu Ergebnissen und testen sie zeitnah. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen uns dann, die Idee im nächsten Schritt noch besser zu machen.
- Zeigen ist besser als erklären: Im Alltag erklären wir Ideen oft mit vielen Worten. Unsere Gegenüber möchten die Idee verstehen, interpretieren sie aber mit ihrer eigenen Vorstellung. Im Design Sprint machen wir unsere Ideen immer wieder greifbar, z.B. durch Skizzen oder den finalen Prototyp.
- Verlasse dich nicht auf Kreativität: Man muss nicht besonders kreativ sein, um einen Design Sprint durchzuführen. Es kommt nämlich nicht auf Kreativität an. Im Design Sprint nutzen wir effektive Übungen, die aus allen Teilnehmenden das Beste herausholen. So kommen wir als Team zu einer guten Lösung.
Neben den Prinzipien gibt es noch eine Reihe weiterer Faktoren, die dazu beitragen, dass ein Design Sprint effektiv und erfolgreich gestaltet wird. Das sind die wichtigsten:
- Ein klares Ziel: Der Design Sprint sollte ein klares Ziel haben, das allen Teilnehmenden bekannt ist und auf das sie hinarbeiten können.
- (externe) Moderation: Der Design Sprint sollte von einer/m erfahrenen Sprint-Moderator:in geleitet werden. Diese Person führt die Teilnehmenden durch den Prozess und stellt sicher, dass das Ziel erreicht wird. Wir empfehlen immer mit externen Moderator:innen zu arbeiten und auf keinen Fall in einer Doppelrolle aus Moderation und inhaltlicher Gestaltung unterwegs zu sein.
- Ein:e Entscheidungsträger:in: Diese Person sollte an Tag 1 und Tag 2 anwesend sein und die ganze Zeit zur Verfügung stehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Entscheidungen widerrufen oder bestehende Entscheidungen hinterfragt werden.
- Ein interdisziplinäres Team: Das Team, das am Design Sprint teilnimmt, sollte aus verschiedenen Disziplinen und Perspektiven bestehen, um eine breite Palette von Ideen und Meinungen zu generieren.
- Kollaboration und Kommunikation: Ein effektiver Design Sprint erfordert eine offene und kollaborative Arbeitsumgebung, in der die Teilnehmende Ideen teilen und diskutieren können.
- Ein offener Geist: Ein Design Sprint erfordert, dass die Teilnehmenden offen für neue Ideen sind und bereit sind, traditionelle Ansätze zu hinterfragen.
- Zeitliche Begrenzung: Design Sprints sollten in der Regel nicht länger als fünf Tage dauern, um sicherzustellen, dass das Team fokussiert bleibt und das Ziel erreicht. Länger ist nicht immer besser!
- Keine Laptops oder Handys: Wir arbeiten im Design Sprint mit den Händen und auf Post-Its. Laptops lenken in der Regel ab. Wir empfehlen für die Zeit des Design Sprints eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlegen und das E-Mail-Postfach geschlossen zu halten.
Neben den oben genannten Faktoren gibt es natürlich jede Menge weitere Faktoren, die ebenso wichtig für einen erfolgreichen Design Sprint sind, wie z.B. jede Menge Snacks oder ein guter Workshopraum. All das sind aber auch Dinge, die erfahrene Moderator:innen wissen und euch bei der Durchführung begleiten.
Wir sind der Meinung, dass Design Sprints eine gute Möglichkeit sind, um aus den gewohnten Verhaltens- und Denkmuster auszubrechen und neue Erfahrungen zu sammeln. Die Energie, die alle Teilnehmenden aus nur 4 Tagen Design Sprint mitnehmen, ist enorm. Das Ergebnis des Design Sprints in Form eines getesteten Prototyps spricht für sich.
Klingt interessant für euch? Dann probiert es aus!