Einführung eines Patientenportals beim Regionalversorger mit fünf Standorten

Durch das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) steht das Klinikum Westmünsterland (KWML) vor der Aufgabe bis 2025 ein Patientenportal an allen fünf Standorten einzuführen. Durch das KHZG soll die Digitalisierung von Krankenhäusern und ein größerer Patientenfokus vorangetrieben werden. Es legt insgesamt drei Förderbereiche fest:

1. Digitales Aufnahmemanagement: Patient:innen können vor ihrem Krankenhausaufenthalt Daten selbst erfassen, Termine verwalten und Unterlagen bereitstellen.
2. Digitales Behandlungsmanagement: Während es Klinikaufenthalts werden Patient:innen digital stärker eingebunden und ihr Tagesablauf unterstützt.
3. Digitales Entlass- und Überleitungsmanagement: Eine mögliche Anschlussversorgung (z.B. Reha) wird von Mitarbeitenden des Krankenhauses digital organisiert. Ein Datenaustausch findet digital statt.

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Von Beginn an ist klar: Eine der am Markt existierenden Standardlösungen muss ausgewählt werden. Doch einfach eine auswählen und loslegen war keine Option. Schließlich gibt es eine Reihe von Herausforderungen:

• Patientenfokus: Im KWML steht die Wiederherstellung der Gesundheit der Patienten im Vordergrund. Alle Strukturen und Prozesse stellen den reibungslosen Ablauf des Klinikalltags in den Vordergrund. Ein Patientenportal fokussiert nun die Bedürfnisse des Patienten. Das ist eine große Änderung und bedeutet, dass Mitarbeitende eine neue Perspektive erlernen.

• Unterschiedliche IST-Situation der Standorte: Das Klinikum ist an insgesamt fünf Standorten aktiv. Sie unterscheiden sich hinsichtlich der Prozessrealität und der digitalen Reife – und das trotz eines gemeinsam genutzten Krankenhausinformationssystems (KIS). Bei der Auswahl gilt es eine Lösung zu identifizieren, die für alle Standorte realistisch zu implementieren ist.

• Organisationsstruktur: Wie in vielen Kliniken üblich, ist auch das KWML hierarchisch organisiert. Die Einführung eines Patientenportals verändert Prozesse auf allen Ebenen und an allen Standorten. Daher braucht es einen moderierten Austausch zwischen den Häusern, um den Auswahlprozess nicht von anderen Themen zu überlagern.

• Fähigkeiten und Ressourcen: Der Ansatz des Patientenportals muss zu den bereits vorhandenen Fähigkeiten und Ressourcen passen. Einige Lösungen bieten eine nahezu vollständige Anpassbarkeit des gesamte Systems, andere die Anpassbarkeit einzelner aufeinander aufbauender Module. Während der Auswahl gilt es, die vorhandenen Fähigkeiten und Ressourcen realistisch zu reflektieren und bei der Auswahl zu berücksichtigen.

• Datenschutz und IT: Auch aus technischer Sicht gibt es eine Reihe an Fragestellungen, die in der Auswahl eine wichtige Rolle spielen. Beispielsweise sollen über eine Schnittstelle Daten zwischen Krankenhausinformationssystem (KIS) und Patientenportal ausgetauscht werden, wobei das KIS als zentrales Kliniksystem führend bleiben soll. Zudem sind Patientendaten gemäß DSGVO als "besondere Kategorie" geschützt.